マイナンバー制度における 安全管理措置とは?
個人番号を利用できる事務の範囲、特定個人情報ファイルを作成できる範囲、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲等を制限しています。すなわち、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはならないことになっています。
安全管理措置とは、
事業者が個人番号及び特定個人情報の漏洩、滅失又は棄損の防止等のために設定された措置のことです。マイナンバーは、この安全管理措置などが義務付けられます。
★ 安全管理措置の5つの手順 | |
事業者は、特定個人情報等の取扱いに関する安全管理措置について、次の5つの手順で検討を行う必要があります。 | |
1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする | |
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく必要があります。 | |
2. 特定個人情報等の範囲を明確にする | |
事業者は、1で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。 | |
3. 事務取扱担当者を明確にする | |
事業者は、1で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要があります。 | |
4. 基本方針を策定する | |
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定する必要があります。 | |
・ 特定個人情報(マイナンバーを含む情報)の保護に関する基本理念を明確にする。) | |
・ 法令遵守・安全管理・問合せや苦情相談等に関する方針を定める など | |
5. 取扱規程等を策定する | |
事業者は、1~3で明確にした事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。 | |
・特定個人情報等を取り扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書の作成、従業員が安易に参照できるような環境を整える など | |
★ 安全管理措置の4分類 | |
1. 組織的安全管理措置 | |
・ 担当者を明確にする。 | |
・ 担当者以外は特定個人情報を取り扱わない仕組みを構築する。 | |
・ 組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏洩事案に対応する体制の整備、取扱状況把握及び安全管理措置の見直しを行う | |
2. 人的安全管理措置 | |
・ 事務取扱担当者の監督・教育を行う など | |
3. 物理的安全管理措置 | |
・ 担当者以外が特定個人情報を取り扱うことが出来ない工夫を講じる。(特定個人情報等を取り扱う区域の管理) (例:壁や間仕切り等の設置、のぞき見されない座席配置の工夫、鍵付キャビネットへの書類保管など。) |
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・ 機器及び電子媒体等の盗難等の防止の措置 | |
・ 電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止の措置 | |
・ 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄等の措置を講じる | |
4. 技術的安全管理措置 | |
・ 担当者を限定するためのアクセス制御等を行う。 | |
・ アクセス者の識別と認証 | |
・ 外部からの不正アクセス等の防止(ウイルス対策ソフトの導入や、最新状態にアップデートをする) など | |
・ 情報漏洩等の防止 |
安全管理措置は、企業であれば必ず理解しておく必要があります。
マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、
「収集して、保管して、利用、破棄・削除」までを確実な安全管理が求められます。
安全管理が行えていない場合には、罰則も設けられていますので、しっかりとした対策が必要ですね。
ガイドラインはこちら(特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン事業者編)
特定個人情報保護委員会HP
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